Sommalife’s succesverhaal: Het effectief opschalen van de financiële operatie met Finstack

Wie is Sommalife?

Sommalife ondersteunt al jaren kleine shea boeren in West-Afrika en groeit in een razend tempo. Maar met die snelle groei neemt ook de financiële complexiteit toe. Het beheren van meerdere entiteiten in meerdere landen betekent werken met meerdere valuta's (EUR, USD, GHS, XOF), constante valuta conversies en versnipperde financiële gegevens.

Zonder het hebben van realtime geconsolideerd financieel inzicht verliep de reconciliatie van transacties traag, stapelden de IC-verschillen zich op en was het rapporteren aan investeerders op z’n zachtst gezegd een uitdaging. Hierdoor konden belangrijke beslissingen minder snel worden genomen en het daalde het vertrouwen van investeerders.

De uitdaging: financiële gegevens van meerdere entiteiten in meerdere valuta's consolideren

Met meerdere entiteiten die elk in een andere valuta werken (EUR, USD, GHS, XOF), werd het een grote uitdaging om de financiën in realtime bij te houden. Transacties stroomden van de ene entiteit naar de andere, maar zonder een geautomatiseerd systeem was de reconciliatie ervan traag, foutgevoelig en voor het grootste deel handmatig. Het financiële team van Sommalife worstelde met:

Belangrijkste uitdagingen

• Complexiteit van meerdere entiteiten en meerdere valuta's - Voor elke transactie moesten voortdurend valuta's worden omgerekend, bankkosten in rekening worden gebracht en handmatige reconciliaties worden uitgevoerd, wat vaak leidde tot niet op elkaar afgestemde gegevens.
• Intercompany verschillen - Fluctuaties in de wisselkoersen zorgden ervoor dat transacties tussen entiteiten zelden in balans waren nadat ze waren gereconcilieerd, wat leidde tot hoofdpijn bij de intercompany afstemming.
• Versnipperd financieel overzicht - Zonder een gecentraliseerd systeem was het consolideren van de financiële gegevens van verschillende entiteiten een tijdrovend en handmatig proces, waardoor belangrijke beslissingen vertraging opliepen.
• Rapporten voor (potentiële) investeerders - Het werven van kapitaal stagneerde omdat het consolideren van financiële gegevens te lang duurde en de rapporten die vervolgens gedeeld werden niet up-to-date waren.

"Wanneer stakeholders en partners naar je boeken kijken, willen ze geen excuses, maar cijfers die kloppen en up-to-date zijn." legt Tom uit.

En dan was er nog de bijkomende complexiteit van de Afrikaanse bankinfrastructuur - vertraagde transacties, onvolledige afschriften en ongestructureerde mobiele betalingen.

"Op een afschrift zie je een transactie met enkel een referentienummer en geen idee wie het verstuurd heeft. Het is een constante puzzel." - Tom Savalle, CFO, Sommalife.

Sommalife groeide sneller dan haar financiële systemen aankon. Effectief groeien betekende dat ze een oplossing moesten vinden die de consolidatie kon automatiseren, intercompany verschillen iets uit het verleden konden maken en real-time rapporten kon genereren zonder de overige financiële activiteiten te vertragen.

De oplossing: Financiële rapportage en consolidatie automatiseren met Finstack

Om structuur en orde aan te brengen in haar financiële operatie, implementeerde Sommalife Finstack. Dit bleek al snel een game-changer te zijn in het beheer van Sommalife’s consolidatiebehoeften, intercompany eliminaties en het opstellen van financiële rapportages.

Dit is hoe Finstack de dagelijkse financiële activiteiten van Sommalife stroomlijnt, waardoor Tom en zijn team meer inzicht en controle hebben én kostbare tijd hebben teruggekregen. 

Finstack in actie: Hoe Finstack de financiële consolidatie van Sommalife transformeerde in 6 stappen

Dit is in het kort wat er veranderd is:

Vóór Finstack betekende het beheren van alle entiteiten het handmatig consolideren van de financiële gegevens in meerdere Excel-spreadsheets. En vaak vond Tom niet eens de tijd om de financiële gegevens van de verschillende entiteiten van Sommalife te consolideren. 

Finstack verandert dat door belangrijke processen te automatiseren, realtime inzichten te bieden en financiële teams de volledige controle over hun gegevens te geven

"Met Finstack weet ik dat wat er op papier staat ook echt gebeurt. Dat is een enorme opluchting", zegt Tom.

Dit is hoe Tom het deed:

Stap 1: Gegevensbronnen koppelen met één klik

• In plaats van handmatig financiële gegevens uit meerdere systemen te halen, koppelde Tom de vier Xero-administraties van Sommalife met slechts één klik met Finstack. Deze integratie maakt het real-time synchroniseren van financiële gegevens mogelijk, waardoor alle financiële boekingen automatisch worden geïmporteerd.

• Waarom dit prettig is: CSV-imports doen of het opschonen van gegevens is niet meer nodig. Finstack haalt de cijfers rechtstreeks uit zijn boekhoudsoftware, zodat alles up-to-date is en blijft.

Stap 2: Realtime inzichten krijgen

• Eenmaal gekoppeld, heeft Tom toegang tot de geconsolideerde financiële gegevens van Sommalife via de Reporting view, die hem een overzicht geeft van de financiële gegevens van Sommalife, zowel op geconsolideerd als op entiteitsniveau.

• Waarom dit prettig is: De interface biedt direct toegang tot winst- en verliesrekeningen, balansen en cashflowoverzichten, die in realtime worden bijgewerkt, waardoor handmatige aansluitingen en consolidatie niet meer nodig zijn.

Stap 3: De verdiepingsslag maken met drill-down mogelijkheden

Vanuit het geconsolideerde rapport kan Tom op elk getal doorklikken om te zien wat er gebeurd tot op het niveau van de journaalpost, waardoor het opsporen van afwijkingen en fouten moeiteloos verloopt.

"Als er iets niet klopt, kan ik het in een paar seconden opsporen in plaats van dagen te verspillen door alles bij elkaar te zoeken in verschillende systemen."

• Waarom dit prettig is: in plaats van constant spreadsheets met elkaar te vergelijken, kunnen financiële teams afwijkingen of fouten binnen enkele seconden onderzoeken, wat uren (of zelfs dagen) handmatig werk bespaart.

Stap 4: Naadloos beheer van meerdere valuta's

• Finstack rekent transacties automatisch om tussen valuta's (EUR, USD, GHS, XOF) met behulp van real-time wisselkoersen. Geen handmatige valuta-aanpassingen meer.

"We werken met Cedi's, Dollars, Euro's en Franken. Zonder Finstack zou het een eindeloze puzzel zijn om alles constant om te rekenen naar de bronvaluta. Gelukkig doet Finstack al dit vervelende werk voor mij" zegt Tom.

• Waarom dit prettig is: Tom hoeft zich geen zorgen meer te maken over fluctuerende wisselkoersen die van invloed zijn op reconciliaties. Finstack handelt dit automatisch voor hem af.

Stap 5: Aangepaste rapporten in enkele minuten

Met Finstack kan Tom rapporten maken die 1-op-1 gedeeld kunnen worden met investeerders, volledig aangepast aan de behoeften van Sommalife. Tom kan in Finstack zijn eigen rapportagestructuur opzetten, zijn grootboekrekeningen mappen en deelbare inzichten genereren - allemaal binnen het platform.

• Waarom dit prettig is: Rapporten die vroeger dagen kostbare tijd kosten om samen te stellen, kunnen nu met één klik worden gegenereerd, klaar om intern of met investeerders gedeeld te worden.

Stap 6: Rapporten exporteren en delen

Zodra Tom’s rapportagestructuren zijn aangemaakt en de grootboekrekeningen zijn gemapt, genereert Tom met één klik geconsolideerde financiële rapporten en exporteert deze naar Excel, zodat ze 1-op-1 kunnen worden gedeeld met investeerders en andere stakeholders.

• Waarom dit prettig is: Of het nu gaat om interne rapporten of updates voor investeerders, de rapporten zijn binnen enkele minuten klaar, volledig gereconcilieerd en afgestemd op de behoeften van Sommalife.

Bonus: Finstack markeert nieuw aangemaakte grootboekrekeningen in de bronadministraties met een pop-up reminder.

"Dit zorgt ervoor dat ik nooit een nieuwe rekening mis in mijn rapporten" zegt Tom.

De resultaten: nauwkeurigheid, efficiëntie en betere besluitvorming

Sinds de implementatie van Finstack heeft Sommalife haar financiële activiteiten getransformeerd en tijdrovend handmatig werk vervangen door automatisering, nauwkeurigheid en realtime inzichten. Dit is wat er is veranderd:

• Financiële consolidatie in minuten, niet in dagen

Vóór Finstack was het consolideren van de financiële gegevens van meerdere entiteiten zo tijdrovend dat het vaak werd overgeslagen. Nu is het draaien van een real-time consolidatie en het genereren van een rapport slechts een kwestie van een druk op de knop.‍

"Vroeger hadden we helemaal geen geconsolideerde overzichten. Ik deelde simpelweg afzonderlijke rapporten per entiteit en liet de ontvangers het uitzoeken", legt Tom uit. "Maar op een bepaald moment in je groei als bedrijf is dat geen duurzame manier van werken meer."

Belangrijkste voordeel: Rapporten die vroeger dagen duurden om te maken (of helemaal niet werden gemaakt) worden nu direct gegenereerd, waardoor het management en de investeerders real-time inzicht hebben in de financiële gegevens.

• Volledig gereconcilieerde intercompany transacties

Intercompany verschillen als gevolg van schommelende wisselkoersen en timingsverschillen waren vroeger een nachtmerrie. Finstack elimineert deze intercompany verschillen automatisch en zorgt ervoor dat alle entiteiten altijd op één lijn zitten.

"Nu kan ik in één oogopslag zien dat alles in evenwicht is en heb ik eindelijk volledig vertrouwen in onze cijfers", legt Tom uit.

Belangrijkste voordeel: je hoeft geen transacties meer na te lopen die niet bij elkaar passen - alles wordt automatisch gekoppeld en gereconcilieerd.

• Real-time, datagedreven besluitvorming

Met de live dashboards van Finstack volgt Sommalife nu wekelijks de cashflow, het werkkapitaal en de intercompany-leningen, in plaats van te wachten met het krijgen van deze inzichten tot het einde van de maand.‍

"Vroeger deden we alles maandelijks, maar dat werkte niet meer. Op dit moment gaan we over op een wekelijkse reconcilliatiemodel", zegt hij. "Het kost tijd om te implementeren, maar het maakt nu al een verschil."

Belangrijkste voordeel: Snellere toegang tot nauwkeurige gegevens betekent betere beslissingen, die vol vertrouwen genomen kunnen worden.

• Rapporten genereren die 1-op-1 gedeeld kunnen worden met de investeerder

Het aantrekken van kapitaal vereist duidelijke, nauwkeurige en tijdige financiële overzichten. Met Finstack kan Sommalife direct geconsolideerde rapporten genereren, wat betekent dat Tom niet meer verschillende spreadsheets aan elkaar hoeft te knopen op het moment dat een investeerder een financieel rapport eist.

‍"We staan op het punt om een nieuwe financieringsronde te doen en investeerders zullen regelmatig geconsolideerde rapporten verwachten. Met Finstack kan ik die rapporten snel en eenvoudig opleveren," legt Tom uit.

Belangrijkste voordeel: investeerders zien betrouwbare, gestructureerde financiële gegevens, wat het vertrouwen verbetert en het werven van kapitaal versnelt.

Waarom Finstack?

Voor Sommalife is Finstack niet zomaar een tool, het was het ontbrekende stukje in de puzzel van hun financiële operatie. Dit is waarom Tom en zijn team Finstack verkozen boven andere oplossingen:

• Gebruiksvriendelijk en eenvoudig

"Ik heb andere tools geprobeerd, maar die waren te complex of deden niet wat ik nodig had. Finstack is intuïtief en to the point."

• Naadloze onboarding & hands-on ondersteuning

"De gratis proefperiode van 30 dagen was erg belangrijk voor mij. Sommige tools geven je maar een paar dagen - Finstack gaf me de tijd om echt de waarde van hun tool te zien. Ook de support-afdeling van Finstack stond me bij elke stap in het onboardingsproces bij. En ook nu kan ik ze op ieder moment bellen."

• Automatisering die tijd bespaart

"Voorheen deelde ik afzonderlijke rapporten per entiteit en liet ik het consolideren aan de ontvangers over. Dat was niet duurzaam. Nu genereer ik volledig geconsolideerde overzichten in slechts enkele minuten."

De missie van Sommalife ondersteunen & duurzame impact stimuleren

Met Finstack heeft Sommalife een financiële infrastructuur opgetuigd die haar missie ondersteunt. Terwijl het bedrijf blijft groeien en meer en meer boeren in West-Afrika ondersteunt, zal Finstack een cruciaal onderdeel zijn van hun groeistrategie, en de financiële automatisering en inzichten bieden die nodig zijn om duurzame impact te realiseren. En natuurlijk zijn wij, als Finstack, enorm trots dat we de missie van Sommalife kunnen ondersteunen en hen zo helpen een beter leven te creëren voor de West-Afrikaanse boeren! 

Denk je dat Finstack ook jouw doelen kan ondersteunen?

Ben je klaar om jouw financiële operatie te stroomlijnen, net zoals Tom deed bij Sommalife? Boek een demo en laat ons jou zien hoe Finstack voor jou zou kunnen werken. Of, start nu je gratis proefperiode van 30 dagen door hier te klikken. Wordt de vooruitstrevende financiële leider die elke organisatie nodig heeft.