‍

Het succesverhaal van Prime Care Clinics: Het stroomlijnen van de financiële operatie met Finstack

Over Prime Care Clinics

Sinds 2005 is Prime Care Clinics (PCC), met de huidige merken SOAP Treatment Store, Doctors at Soap, Fairday Clinics en Zipper Clinics, flink aan de weg aan het timmeren in de beautyindustrie. Deze merken, die bekend staan om hun uitzonderlijke gezichtsbehandelingen, manicures, injectables en huidtherapie, zijn meer dan ketens van schoonheidsklinieken - ze zijn in rap tempo gerenommeerde merken in beautyindustrie aan het worden. 

Maar, achter de gepolijste buitenkant van PCC's razendsnelle groei, gaat een complexe financiële operatie schuil. Vanaf 2023 werkt het bedrijf samen met private-equity partij Vendis Capital, om haar gewaagde buy-and-build strategie in werkelijkheid te veranderen, waarvan de overname van Zipper Clinics in september 2024, het meest recente wapenfeit is. 

Toen Vendis Capital in zee ging met PCC, deden ze dat vanwege de uitstekende uitvoering van PCC’s marketingactiviteiten en state-of-the-art klantervaring. Echter, de financiële operatie en IT-systemen waren meer dan toe aan een upgrade en dat is waar Reinier Luitingh, de huidige CFO van PCC, om de hoek komt kijken.

Reinier, als nieuwe CFO van Prime Care Clinics, is de uitdaging aangegaan om PCC meer inzicht en controle in de financiële operatie te brengen. Met een versnipperde financiële structuur die zich uitstrekt over 12 afzonderlijke administraties en een complexe juridische structuur, had hij een manier nodig om PCC’s back-end processen te stroomlijnen tot een soepele en efficiënte operatie. Nog voordat hij hier aan begon, had hij het antwoord op deze uitdaging al op het oog: Finstack.

De uitdaging: geconsolideerde real-time inzichten met 12 afzonderlijke administraties

Toen Reinier in zijn rol als CFO stapte, realiseerde hij zich al snel de omvang van de financiële uitdagingen die voor hem lagen. Door de snelle groei en ambitieuze overnamestrategie had PCC 12 afzonderlijke Exact Online administraties, die elk onafhankelijk opereren. 

"In Excel lukt het misschien om slechts twee administraties te consolideren. Maar 12? Dat is een nachtmerrie", aldus Reinier. "Het handmatige werk, het risico op fouten – het is gewoon niet haalbaar op deze schaal. Daarom was ik, nog voordat ik begon als CFO van PCC, al in gesprek met Karel, oprichter en CEO van Finstack, om een oplossing voor dit probleem te vinden."

De belangrijkste uitdagingen:

• Versnipperde data en kwaliteit van de administraties: De financiële data van PCC was verspreid over 12 administraties en de staat van deze administraties was niet bepaald geweldig. Denk aan het klassieke MKB-niveau: beperkt gebruik van kostenplaatsen, een wirwar van GL accounts, omzet die werd geboekt via een handmatige journaalpost, geen tussentijdse boekingen van vennootschapsbelasting, enzovoort.
  
  
• Beperkt inzicht: Zonder een gecentraliseerd systeem was het bijna onmogelijk om een nauwkeurig, real-time overzicht te krijgen van essentiële financiële gegevens zoals werkkapitaal, cashflow en de winst-en-verliesrekening, zowel per entiteit als op geconsolideerd niveau.
  
  
• Voldoen aan de eisen van de investeerder: Vanaf dag één had Vendis Capital overzichtelijke, geconsolideerde rapportages nodig om de prestaties van PCC te volgen en de strategische doelen te ondersteunen. Met de bestaande opzet van PCC, de 12 afzonderlijke financiële administraties en het ontbreken van een financiële managementtool, kon niet op een efficiënte manier aan deze eisen worden voldaan.

Reinier wist, dat om te slagen in zijn rol als CFO en om de ambitieuze groeiplannen van PCC te ondersteunen, hij een toekomstbestendige oplossing nodig had, die hem kon helpen inzicht te verschaffen op zowel geconsolideerd als meer gedetailleerd niveau. Op dat moment klopte hij aan bij Finstack.

De oplossing: Finstack als lifeline

Voor Reinier is Finstack meer dan alleen een rapportagetool. Sinds hij met Finstack begon te werken, is het een van de belangrijkste schakels geworden in de financiële operatie van PCC. Hij noemt het niet voor niets zijn "lifeline".

Hieronder gaan we verder in op de manieren waarop Finstack Reinier heeft geholpen bij het oplossen van de belangrijkste uitdagingen waarmee hij werd geconfronteerd, en hoe hij Finstack dagelijks gebruikt om de financiële operatie van PCC te stroomlijnen.

12 administraties consolideren in één helder, real-time overzicht

Voordat PCC begon te werken met Finstack, moesten de 12 entiteiten handmatig geconsolideerd worden in Excel: onbegonnen werk. Nu komen deze 12 administraties samen in één real-time overzicht in Finstack, waardoor Reinier op ieder gewenst moment een helder overzicht heeft van de financiën van PCC op geconsolideerd, entiteit en cost center niveau. Finstack haalt in real-time de financiële gegevens op uit alle 12 administraties, waardoor Reinier real-time inzicht krijgt in wat er gebeurt binnen PCC.

De kwaliteit van deze 12 administraties was echter niet bepaald goed te noemen toen Reinier aan boord kwam als CFO. "Om de problemen binnen alle 12 de administraties op te lossen, wilde ik eerst een helder overzicht hebben. Dat geconsolideerde overzicht heeft mij waardevolle inzichten gegeven in wat er binnen welke administratie moest gebeuren om de kwaliteit op te krikken. Waar anderen misschien wachten met het integreren van hun administraties in een rapportage- en consolidatietool, is de methode van eerst consolideren en daarna problemen oplossen voor mij enorm effectief gebleken." 

Dit is hoe Reinier met de hulp van Finstack een real-time overzicht creëerde van de financiën van PCC:

• Gegevensbronnen koppelen: Reinier koppelde de 12 Exact Online administraties van PCC met slechts één druk op de knop aan Finstack, wat Reinier in staat stelt om automatisch real-time gegevens op te halen.

• Real-time inzichten: Na een paar extra stappen bood Finstack's Reporting view een uitsplitsing van PCC's financiën op zowel geconsolideerd als eniteitsniveau, met drill-down opties voor nog diepere inzichten.
  

• Naast de Reporting view noemt Reinier de Working Capital view als een van zijn meest gebruikte functies. Met één druk op de knop krijgt hij een real-time overzicht van de cashpositie van PCC, gecombineerd met vorderingen als schulden – zowel op totaalniveau als per klant of leverancier. Zo kan hij de cashpositie van PCC in de gaten houden zonder alle bankrekeningen handmatig te hoeven consolideren.

Snel doorklikken naar specifieke transacties

Een van Reinier's andere favoriete functies is de drill-down functionaliteit van Finstack, waardoor hij moeiteloos kan zien wat er gebeurd binnen de 12 administraties:

"Als ik iets zoek in een specifieke administratie, kan ik simpelweg doorklikken naar de individuele journaalpost in Finstack. En als er een boeking gecorrigeerd moet worden, kan ik het boekstuknummer wat in Finstack staat gebruiken om binnen enkele seconden de boeking in Exact Online te vinden en het probleem in de bron op te lossen."

Hoe het werkt:

• Als Reinier bijvoorbeeld klikt op het tabblad Balance Sheet in het Reporting view, gaat hij direct door naar de balans van de door hem gekozen entiteiten. Hij kan eenvoudig de entiteiten en kostenplaatsen selecteren die hij in het overzicht wil opnemen. 

• Met nog een druk op de knop zoomt hij verder in naar het journaalpost-niveau, waar individuele transacties worden getoond en hij zelfs de optie heeft om de onderliggende factuur te downloaden.

• De laatste verdieping onthult de details van individuele transacties, inclusief datums, beschrijvingen en bedragen.

• En, als er iets niet klopt, kan hij gewoon het boekstuknummer van de journaalpost kopiëren, overschakelen naar Exact Online, de boeking opzoeken en zijn correctie maken in de bron.

"Dit bespaart me uren kostbare tijd als je dit vergelijkt met de oude manier van zoeken, waarin ik constant aan het zoeken was naar fouten over meerdere administraties", legt Reinier uit.

Volledig aanpasbare financiële rapporten

Reinier geeft daarnaast aan dat een van de grootste pluspunten van Finstack is hoe gebruiksvriendelijk het is, vooral als het gaat om het maken en aanpassen van rapporten.

“Toen we onze financiële administraties met Finstack integreerden, was onze eerste taak om een mapping te maken voor alle GL accounts over de 12 administraties. Dit was super gebruiksvriendelijk en binnen no-time geregeld. 
‍
Als er een nieuw GL account wordt aangemaakt in één van de 12 administraties, krijg ik een pop-up in Finstack om de nieuwe rekening toe te voegen aan de mapping, waarna ik weer verder kan. Ik kan me niet meer voorstellen dat ik dit handmatig in Excel moet doen en urenlang moet zoeken naar de rekening die ik gemist heb in mijn financiële rapportage...
‍
Sinds kort heb ik ook een aangepaste mapping gemaakt volgens de standaarden van Vendis Capital. Wanneer zij nu om een rapport vragen, selecteer ik hun mapping en kan ik met één klik het gevraagde rapport draaien. Dit rapport kan ik vervolgens exporteren naar Excel, zodat ik het direct kan delen met Vendis Capital."

Op deze manier heeft Reinier in razend tempo de mapping opgezet:

• Een aangepaste structuur opzetten: Reinier heeft een structuur gemaakt via de Structure view, die overeenkomt met de rapportagestandaarden van private equity partij Vendis Capital. Daarnaast heeft hij ook een structuur die is aangepast aan zijn eigen wensen en behoeften. Nu kan hij gemakkelijk switchen tussen de verschillende beschikbare structuren.
  

• ‍Mappen van GL accounts: Vervolgens selecteerde hij de relevante rekeningen (aan de linkerkant) en wees hij ze toe aan de juiste elementen in de nieuw aangemaakte structuur (aan de rechterkant) met behulp van de multi-select drag-and-drop methode. Eenmaal toegewezen, blijven deze rekeningen automatisch gekoppeld aan hun aangewezen klasse.

• Rapporteren voor de investeerder maken met één druk op de knop: Nadat de mapping was voltooid, kon Reinier met één klik gedetailleerde, geconsolideerde rapporten genereren voor Vendis Capital en eigen gebruik.

• Automatische meldingen wanneer nieuwe GL accounts worden toegevoegd: Bovendien markeert Finstack nieuw aangemaakte GL accounts met een pop-up-melding.

"Dit zorgt ervoor dat ik nooit een nieuwe rekening mis in mijn rapporten," aldus Reinier.

Naadloze integratie van nieuwe acquisities

Toen Prime Care Clinics Zipper Clinics overnam in september 2024, moest Reinier deze entiteit snel integreren in de bestaande structuur van PCC. Met behulp van Finstack heeft Reinier de integratie van Zipper Clinics in slechts één avond kunnen doen, door deze drie eenvoudige stappen te volgen:

1. Hij koppelde het boekhoudsysteem van Zipper Clinics met Finstack, net als hij dat voor alle bestaande entiteiten heeft gedaan.
2. Daarna heeft hij de GL accounts van Zipper toegewezen aan de GL account mapping, met behulp van de functie 'multi-select drag-and-drop'.
3. Vervolgens ging hij naar de Reporting view, om direct de geconsolideerde cijfers te zien, nu inclusief de financiële gegevens van Zipper Clinics.

“Door de snelle integratie van Zipper konden we bijna direct historische vergelijkingen maken tussen de nieuwe acquisitie en de bestaande entiteiten binnen Prime Care Clinics. Hiermee konden we snel zien waar onze bedrijfsstrategie het verschil kon gaan maken. Onze investeerder kon zijn ogen niet geloven toen ze de snelheid zagen waarmee ik de integratie van de cijfers van Zipper hebben kunnen doen."

Altijd correcte gegevens met de automatische intercompany eliminatie

Nog een andere uitdaging waar Reinier voor stond toen hij bij Prime Care Clinics begon, was het beheren van het grote aantal intercompany transacties tussen de verschillende entiteiten. Om een overzicht van PCC's financiële prestaties op groepsniveau te creëren, moest hij alle administraties binnen Finstack consolideren. Door gebruik te maken van Finstack's Intercompany Elimination tool, vereenvoudigde hij dit proces en automatiseerde hij de IC reconciliatie door:

• Automatisch intercompany transacties te detecteren binnen alle 12 entiteiten. Om dit in te stellen, heeft Reinier simpelweg de rekeningen geselecteerd die werden gebruikt voor IC-transacties.

• Nu kan hij eenvoudig elke IC-transactie verifiëren en reconciliëren via het tabblad Intercompany Reconciliation, zodat er geen intercompany verschillen meer zijn.

De resultaten: meer overzicht, verhoogde efficiëntie en bruikbare inzichten

• Rapporten voor investeerders binnen slechts uren, niet dagen: Voordat Finstack werd gebruikt binnen PCC, kostte het opstellen van rapporten voor zowel PCC zelf als haar investeerder een halve week aan handmatig consolideren in Excel. Met de hulp van Finstack levert Reinier nu binnen enkele uren rapporten op die voldoen aan de eisen van de investeerder. "Ik bespaar nu met gemak meerdere dagen per maandafsluiting als het gaat om de consolidatie en rapportage. De investeerder is echt onder de indruk van de snelheid waarmee ik nauwkeurige, gedetailleerde inzichten kan leveren," aldus Reinier.
  
  
• Benchmarks die waardevolle discussies mogelijk maken: Finstack gaf Reinier de tools om eenvoudig bruto- en contributiemarges te analyseren en vergelijken per kliniek , zodat hij prestaties kon benchmarken en datagedreven discussies met kliniekmanagers kon starten. "Dit heeft de manier waarop we gesprekken voeren met de business echt veranderd", legt Reinier uit. "Ik kan nu vol vertrouwen klinieken met elkaar vergelijken en met ze samenwerken om de resultaten te verbeteren."
  
  
• Naadloze integratie van acquisities: De integratie van Zipper Clinics in de financiële structuur van PCC is een mooi voorbeeld van de efficiëntie van Finstack. "In één avond voegde ik de financiële gegevens van Zipper toe aan Finstack en had ik de geconsolideerde cijfers klaar. De investeerder was echt onder de indruk van de snelheid en nauwkeurigheid waarmee ik een geconsolideerde balans en P/L kon aanleveren, zowel met als zonder de integratie van Zipper Clinics," zegt Reinier.
  
  
• Vereenvoudigde consolidatie: "Met Finstack kan ik direct intercompany verschillen tussen administraties identificeren en oplossen. Ook als er een nieuw GL account wordt toegevoegd, herkent Finstack dit meteen en geeft het me een pop-up, zodat ik de nieuwe rekening kan toevoegen aan de mapping. Op die manier mis ik niets in mijn rapporten. Het is zoveel efficiënter vergeleken met het handmatig beheren van de financiën in Excel," aldus Reinier.
  
  
• Verbeterde overzichten en rapportages: De flexibiliteit van Finstack stelt Reinier in staat om gedetailleerde P&Ls en balansen per kostenplaats te genereren, wat inzichten geeft die voorheen niet mogelijk waren. "De mogelijkheid om dieper te graven en zelfs te exporteren naar Excel wanneer dat nodig is, is ongelooflijk nuttig", voegt hij eraan toe. 

Waarom Finstack?

Voor PCC bood Finstack de perfecte combinatie van gebruiksgemak, toekomstbestendigheid en snelheid:

• Gebouwd voor groei: Finstack past zich naadloos aan aan de snel groeiende activiteiten van PCC. De succesvolle integratie van de financiële administratie van Zipper Clinics is slechts één voorbeeld van de kracht van Finstack's platform.
  
  
• Gebruiksvriendelijk: Van het opzetten van aangepaste structuren voor financiële rapportages tot het mappen van GL accounts en het genereren van rapporten die direct gedeeld kunnen worden met de investeerder – dankzij de intuïtieve interface van Finstack kreeg Reinier het werken met Finstack in slechts enkele dagen onder de knie. Nu heeft hij weer de tijd om zich te focussen op wat er echt toe doet, in plaats van het proces.
  
  "Het maken van aangepaste GL account-mappings, het gemak waarmee ik nu IC-eliminaties doe, hoe ik mijn per-entiteit en geconsolideerde budget kan integreren en aanpassen in Finstack – het werkt allemaal zo goed. Ik ben erg blij met hoe Finstack mijn leven als CFO makkelijker maakt," zegt hij.
  
  
• Support die resultaten oplevert: "Het onboardingproces is fantastisch. Finstack's team was bij elke stap aanwezig tijdens de implementatie van hun tool. Als je wilt samenwerken met Finstack en hun hands-on ondersteuning wilt ervaren, dan is dit het moment. Hun toewijding aan het leveren van begeleiding op maat zorgt voor een soepele start van het werken met hun krachtige tool," aldus Reinier. 

Vooruitkijken: Een toekomst gedreven door Finstack

Met de hulp van Finstack heeft Prime Care Clinics de basis gelegd voor een sterke financiële toekomst. Terwijl ze blijven uitbreiden, biedt Finstack de inzichten en controle die nodig zijn om acquisities te begeleiden, financiële processen te verbeteren en te voldoen aan de eisen van een snel groeiend bedrijf.

"Finstack is de tool die ik elke dag als eerste opstart", zegt Reinier. "Het is niet meer alleen een rapportagetool, het is de basis van hoe we financieel werken binnen PCC."

Real-time inzichten met 12 afzonderlijke administraties

Finstack heeft Reinier geholpen om de financiële complexiteit van Prime Care Clinics om te zetten in overzicht. Door snelle consolidatie mogelijk te maken, dagen te besparen op de rapportagecyclus en bruikbare inzichten te leveren, stelt Finstack Prime Care Clinics in staat om vol vertrouwen op te schalen en te voldoen aan de verwachtingen van hun investeerder. Of het nu gaat om het benchmarken van de prestaties per kliniek of het eenvoudig integreren van nieuwe acquisities, Finstack is een belangrijke schakel in het faciliteren van de buy-and-build strategie van Prime Care Clinics. Zo blijven ze de concurrentie steeds een stapje voor.

Think FinsDenk je dat Finstack ook jouw doelen kan ondersteunen?

Ben je klaar om je financiële operatie te stroomlijnen, net als Prime Care Clinics? Boek een demo en geef ons de kans jou te laten zien hoe Finstack voor je zou kunnen werken. Of start je gratis proefperiode van 30 dagen door hier te klikken. Wees de strategische financiële leider die jouw organisatie nodig heeft.